预约确认之后,订单会停在「待完成」,直到有人点「完成咨询」,它才归档为"完成咨询"。这一步看着像走形式,实际决定两件事:这名学生还有没有名额再约下一次,以及你当天的清单准不准。
① 谁点「完成咨询」
咨询结束后,在预约详情页状态旁点「完成咨询」,订单立即归档为"完成咨询",并记录完成时间与完成人。
点这个按钮的人有三种可能,以本机构设置为准:咨询师有后台账号、习惯自己收尾的,通常由咨询师点;由助理统一收尾全部订单的机构,由助理点;要求学生在咨询后自行确认并填写咨询反馈表的机构,则由学生自己在 H5 端点。
| 谁来完成 | 助理要做什么 |
|---|---|
| 咨询师本人 | 无需干预 |
| 咨询助理 | 每天收工前过一遍当日「待完成」清单 |
| 学生自己(H5 端) | 咨询结束前提醒学生点「完成咨询」并填反馈表;次日复查是否已归档 |
学生反馈"上次咨询完就找不到在哪里约了",先看他的上一单是不是还挂在「待完成」。
② 不归档会怎样
「待完成」不是无关紧要的中间态,它会占用名额。
预约设置 → 最大预约时段 限制的是每名学生同时持有的预约数,统计口径是「待确认 + 待完成」合计。于是会出现:
- 上一单咨询已结束、但没人点完成 ⇒ 它仍然算在学生的持有数里;
- 学生再想约,可能直接提示"最大可预约记录数为 N";
- 攒够几单没归档,这名学生就彻底约不动了。
所以助理每天要盯的不只是"待确认",还有"已经发生过、但没归档"的「待完成」。
③ 每天收工前的收尾动作
- 列表视图把「状态」筛为待完成、「开始日期 / 结束日期」都设为今天,得到当日全部预约;
- 逐条核对是否到访:
- 已到访 ⇒ 点「完成咨询」归档;
- 未到访 ⇒ 不要直接点完成,先电话随访,把情况写进「备注」,再按机构口径处理(改为已取消并注明"爽约",或按实际情况改期,见 改期、取消与代录预约);
- 顺手补记需要留档的信息(如学生提出更换咨询师、需要转介)。
④ 续约:两种方式
方式一:学生自行续约
学生在 H5 端重新下单即可。助理在确认这条新预约时,多看一眼两件事:
- 该生的评估结果是否已更新:若本学期做过新的评估,以最新一期的等级与分数为准,不要沿用上一单的记录;
- 是否仍绑定在原咨询师名下(见 咨询师绑定与解绑)。
方式二:助理后台代录
以下情况适合由助理代录(操作步骤见 改期、取消与代录预约):
- 学生当场要求"接着约下次",而现场不方便自己操作;
- 学生不愿或无法在线上填写反馈表,但确实要继续咨询;
- 咨询师已口头约定固定时间(可配合 排案与不可约时段 把时段固定下来)。
代录续约的两条纪律: ① 先确认上一单已经归档,否则新旧两单一起占用名额;② 备注里写清"续约代录 / 电话代约",方便日后与学生的自助记录区分。
⑤ 一句话记住
咨询结束 ≠ 订单结束。 订单停在「待完成」,学生就少一个可预约名额;助理收工前把它结掉,第二天才不会接到"系统不让我约"的电话。
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